Vous vous demandez comment justifier vos frais kilométriques pour l’impôt en tant que chauffeur VTC ou chauffeur de taxi ? Vous êtes au bon endroit. On va décortiquer ça ensemble, pas à pas — et je vous promets, avec un peu d’organisation, ce n’est pas si sorcier.
Comprendre le principe : qu’est-ce qu’un frais kilométrique ?
Les indemnités kilométriques (IK) permettent de déduire les coûts liés à l’usage d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels : carburant, entretien, assurance, amortissement, etc.
Mais attention : pour bénéficier de cette déduction, il faut respecter des conditions strictes — surtout en cas de contrôle fiscal.
Conditions pour pouvoir justifier vos frais kilométriques
Voici les principales conditions que vous devez remplir :
- Le véhicule utilisé doit être personnel, pas une voiture de société (ou alors il faut d’autres règles).
- Les déplacements doivent être effectivement professionnels (courses, navettes, aller-retours clients…) — les trajets domicile ↔ lieu de travail ne sont pas pris en compte.
- Vous devez avoir un registre / journal de bord précis : date, motif du déplacement, trajet, kilométrage, etc.
- Vous devez conserver les justificatifs : factures d’essence, d’entretien, d’assurance, tickets de péage, etc.
- Le calcul doit se faire selon le barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale.
Si vous ne respectez pas ces conditions, vos frais pourraient être rejetés lors d’un contrôle fiscal.
Le barème kilométrique officiel (2025) : comment ça marche ?
Chaque année, l’administration fiscale publie un barème kilométrique qui fixe les montants qu’on peut appliquer selon la puissance fiscale du véhicule et le kilométrage parcouru.
Par exemple, pour 2025 :
- Jusqu’à 5 000 km, pour un véhicule de 5 CV : 0,636 € / km
- Au-delà de 20 000 km, ce même véhicule : 0,427 € / km
- Pour un véhicule électrique, on applique une majoration d’environ 20 % selon les conditions.
⚠️ Petit rappel : les barèmes 2025 restent identiques à 2024 selon Service-Public.
Ces montants intègrent déjà l’amortissement, l’assurance, le carburant, l’entretien, etc.
Attention : seules certaines dépenses non couvertes par le barème peuvent être ajoutées séparément (péage, stationnement) si vous avez les justificatifs.
Mode de calcul pratique
Voici comment vous pouvez procéder :
- Collecter le kilométrage total de tous vos trajets pro pour l’année (avec journal de bord).
- Identifier la puissance fiscale de votre véhicule (en chevaux fiscaux).
- Appliquer le barème correspondant au kilométrage dans les paliers définis (≤ 5 000 km, 5 001–20 000 km, > 20 000 km).
- Ajouter les frais non inclus (péages, stationnement) à part si justifiés.
- Le total obtenu constitue votre montant de frais professionnels à déduire de vos revenus imposables.
Exemple : si vous faites 8 000 km avec une voiture 5 CV, vous appliquez la formule du palier 5 001–20 000 km, et ainsi de suite.
Où et comment déclarer ces frais auprès de l’administration fiscale ?
- Vous devez opter pour les frais réels dans votre déclaration d’impôt (plutôt que la déduction forfaitaire de 10 %).
- Le montant des frais kilométriques + les frais additionnels (péage, stationnement) sont portés dans la rubrique des frais de transport ou frais professionnels selon votre déclaration.
- En cas de contrôle, conservez tous les justificatifs (journal de bord, factures…).
- Si les frais naturels (calculés via barème + frais annexes) sont inférieurs à la déduction forfaitaire de 10 %, l’administration applique automatiquement cette dernière.
Spécificités pour les chauffeurs VTC ou taxis
- Les chauffeurs VTC peuvent utiliser les indemnités kilométriques s’ils roulent avec leur véhicule personnel dans un cadre professionnel.
- Ces indemnités ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales si les conditions sont respectées.
- Le véhicule ne doit pas être amorti dans la comptabilité si c’est un véhicule personnel.
- Pour les taxis, il y a parfois des dispositions spécifiques (carburants, TICPE, etc.) selon les réglementations locales.
Conseils pour maximiser la validité de vos justifications
- Tenez un journal de bord rigoureux dès le début de l’année (date, départ, arrivée, motif).
- Utilisez des outils numériques ou applications pour tracer vos trajets (ex : GPS, applications professionnelles).
- Classez soigneusement vos factures, tickets d’essence, factures d’entretien, notes de péage.
- Si le contrôle vous demande, soyez prêt à expliquer la logique de vos déplacements professionnels.
- Envisagez de consulter un expert-comptable pour vérifier que votre dossier est solide.
En résumé : pour bien justifier vos frais kilométriques à l’impôt, il vous faut un dossier bien tenu (journal, factures), appliquer le barème officiel avec rigueur, et opter pour les frais réels au moment de la déclaration. En respectant ces étapes, vous maximisez vos chances d’être conforme et d’alléger légalement votre base imposable.
